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Archivos municipales

Durante los años 2007 a 2009 la Diputación de Almería inicia un Plan de organización de Archivos para municipios menores de diez mil habitantes. Fueron cuarenta y uno los municipios que solicitaron su adhesión al Plan y comenzó el trabajo con la firma de convenio con quince Ayuntamientos, de los que se terminaron catorce. Estos fueron:

Alboloduy, Alhama de Almería, Alicún, Bentarique, Castro de Filabres, Canjáyar, Fondón. Lucainena de las Torres, Padules, Turrillas, Santa Fé de Mondújar, Rágol, Tabernas y Viator.

En el año 2015 se retoma el trabajo del Plan de Archivos Municipales con el objetivo de conseguir la organización de todos los archivos de municipios menores de 10.000 habitantes de manera continuada.
Se firma convenio con tres ayuntamientos que figuraban en el listado de Ayuntamientos adheridos al Plan y se procede a su organización en el periodo 2015/2016. Los archivos organizados fueron los de los municipios de Olula de Castro, Sierro y Ohanes.

Los objetivos que se pretendían eran:

Asegurar la conservación de los fondos documentales de los municipios de la provincia de Almería y facilitar la gestión de documentos en las distintas oficinas municipales.
Proceder a la Organización en todas las fases que ésta comprende y de todo el conjunto documental.
Fomentar y facilitar el acceso de los/as ciudadanos/as a los archivos y documentos y difundir su información.

El trabajo se estructuró en las siguientes fases:

Adecuación del espacio físico del Archivo; Organización del/os Fondos; Informatización/digitalización;Conservación/Prevención; Entrega del inventario y del Archivo físicamente organizado; Limpieza y tratamiento químico preventivo.

Por su parte los Ayuntamientos debían cumplir con una serie de obligaciones:

Realizar el acondicionamiento del depósito; Mantener el depósito en condiciones adecuadas de limpieza y seguridad; Vigilar que los factores degradatorios para la documentación (luz, humedad, roedores, insectos, etc.), permanezcan bajo control;Controlar el acceso a la documentación;Facilitar el material necesario: cajas archivadoras, carpetas y subcarpetas;Equipar el depósito según las especificaciones de los/as técnicos.